Все больше документов составляют и подписывают онлайн, и удостоверить каждый из них помогает электронная подпись. Существуют разные виды данного инструмента — простая и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная), у каждой из которых свои особенности использования. Основные виды и сфера применения электронной подписи, особенности получения и юридические нюансы — в материале РИА Новости.
Что такое электронная подпись и почему устарел термин "ЭЦП"
По своей сути электронная подпись является полноценным аналогом поставленной от руки подписи, при помощи которой можно удостоверить самые разные цифровые документы, а также получить ряд услуг. В качестве последних могут выступать всевозможные договоры, отчеты, приказы, налоговая документация. Пригодится электронная подпись и для других целей.
За правовое регулирование всех отношений, в которых применяется такая ЭП, отвечает соответствующий федеральный закон - Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". К слову, для краткости электронную подпись в настоящее время принято обозначать аббревиатурой ЭП, в то время как до сих пор распространенное сокращение “ЭЦП” (“электронная цифровая подпись”) считается устаревшим, так как упоминался еще в тексте утратившего силу Федерального закона № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
Зачем нужна электронная подпись физическому лицу и бизнесу
Так как электронный документооборот становится все более популярным и востребованным в самых разных сферах, электронная подпись также превратилась в удобный инструмент, значительно облегчающий жизнь как простым гражданам, так и руководителям и предпринимателям.
Где используется электронная подпись физлицами
Так, она может потребоваться для получения услуг в онлайн-банке или на портале Госуслуг, для оформления покупок в сети, при пересылке электронных документов (например, если работодатель находится в другом городе или регионе) или при их подаче онлайн (например, в вуз).
Как бизнес применяет электронную подпись
Руководители и сотрудники предприятий и компаний с ее помощью ЭП подписывают документы (договоры с контрагентами, счета и акты выполненных работ, и так далее), ведут деловую переписку, заверяют отчеты (налоговые, страховые), получают возможность участвовать в процедуре государственных закупок.
Важность использования ЭП подтверждает и тот факт, что часть важных документов в современном мире необходимо предоставлять исключительно в цифровом виде.
Виды электронной подписи в России: простая, неквалифицированная, квалифицированная
Россиянам доступны три вида электронной подписи. О каждом из них рассказывает статья 5 указанного выше ФЗ.
Простая электронная подпись (ПЭП): SMS, логин, пароль
Простой электронной подписью именуют наиболее доступную ЭП, которая использует для подтверждения коды, пароли и другие средства. Ее главное преимущество — отсутствие сложных действий в процессе использования. Однако и степень защиты не отличается большой надежностью (нужную комбинацию цифр нередко определяют путем длительного перебора всех возможных сочетаний).
А потому она подходит лишь для относительно простых действий: авторизация на виртуальных ресурсах, подтверждение банковских операций, совершаемых онлайн, направление запросов через Госуслуги и так далее.
Неквалифицированная ЭП (УНЭП): внутренний документооборот и ФНС
Более надежным инструментом считается усиленная электронная подпись, для создания которой используются средства шифрования. К таким подписям, в том числе, относится и неквалифицированная ЭП. Она создается при помощи криптографии, а значит, после того, как документ будет удостоверен такой подписью, изменить его будет сложно, да и сам факт подобных изменений будет легко обнаружить.
Но даже при этом неквалифицированная подпись не всегда в полной мере считается заменой рукописной (лишь тогда, когда между сторонами существует соглашение о правилах признания подписи либо правила ее использования регламентируются соответствующим нормативно-правовым актом).
В отсутствии перечисленных документов данная подпись может быть использована, к примеру, во внутреннем документообороте (например, работник может с ее помощью удостоверить свое заявление в отдел кадров и так далее), для направления налоговой декларации 3-НДФЛ через личный кабинет на портале ФНС и в других ситуациях.
Квалифицированная ЭП (УКЭП): полный аналог автографа
Универсальной степенью защиты обладает квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она воспринимается как полноправный аналог рукописного автографа человека и, соответственно, подходит для удостоверения практически всех видов документов, в том числе — направляемых в государственные органы, при участии в госзакупках и тендерах, для подачи документов в суд и при решении иных задач.
Выдать сертификат такой подписи могут только удостоверяющие центры с аккредитацией на соответствие требованиям Закона 63-ФЗ, а те средства криптографии, которые помогают в ее создании, должны пройти сертификацию в ФСБ России.
Сравнение электронных подписей: таблица различий по закону и практике
Выбор необходимого вида электронной подписи во многом зависит от того, для каких задач она будет использоваться. При этом необходимо учитывать ряд ключевых факторов и особенностей каждого инструмента, их преимущества и недостатки.
Таблица “Сравнение различных видов электронных подписей”
Как получить электронную подпись: пошаговая инструкция
Алгоритм получения инструментов для создания электронной подписи во многом определяется тем, какой именно вид ЭП необходим гражданину или предпринимателю и для каких целей он намерен эту подпись использовать. Это можно сделать в специальных удостоверяющих центрах, в приложении “Госключ” или в личном кабинете на сайте ФНС.
Где получить неквалифицированную подпись бесплатно
Оформить неквалифицированную электронную подпись можно в удостоверяющих центрах, но, как правило, они берут за это плату. Существуют и бесплатные варианты:
- в личном кабинете на сайте ФНС (позволяет подавать декларации 3-НДФЛ, обращаться за льготами и т.д.) Для этого потребуется выбрать вариант хранения ЭП, придумать пароль и сформировать саму подпись;
- жители столицы — на официальном портале мэра Москвы mos.ru (при получении некоторых госуслуг для физических лиц);
- через приложение “Госключ” (для этого пригодится подтвержденная учетная запись на Госуслугах).
Как оформить квалифицированную подпись: документы и этапы
Оформление сертификата усиленной квалифицированной ЭП также доступно физическим лицам через приложение “Госключ”. Здесь же можно хранить саму подпись вместо со всеми ключами. Обязательное условие — подтвержденная учетная запись на портале Госуслуги (к ней должен быть привязан номер телефона).
Приложение “Госключ” можно найти и скачать практически во всех популярных магазинах приложений. В скачанном приложении нужно пройти процесс регистрации, ввести все необходимые данные, подтвердить свою личность и только после этого отправить запрос на УКЭП. При помощи такой подписи в приложении “Госключ” граждане смогут направить налоговые декларации, зарегистрировать право на недвижимость, подать заявление на развод, подписать кадровые документы или различные договоры, а также заверить ряд других документов.
“Кроме этого физлица могут получить сертификат электронной подписи и в аккредитованных удостоверяющих центрах”, — говорит Иван Быков, ведущий эксперт удостоверяющего центра СКБ Контур.
Если электронная подпись будет использоваться юрлицами, то за ее сертификатом также можно обратиться в один из государственных аккредитованных удостоверяющих центров. Руководители компаний вместе с индивидуальными предпринимателями могут получить сертификат УКЭП только в удостоверяющем центре ФНС, представители банков и участники финансового рынка — в удостоверяющем центре Центробанка, а должностные лица и руководители бюджетных учреждений — в УЦ Казначейства.
Для получения юридическим и физическим лицам потребуются следующие документы:
- заявление на выдачу сертификата КЭП;
- документ, удостоверяющий личность (чаще всего это паспорт);
- номера СНИЛС и ИНН будущего владельца получаемого сертификата;
- сведения об организации (ИНН/ОГРН) или предпринимателе (лист ЕГРИП/ ОГРНИП), если сертификат получает руководитель бизнеса.
Далеко не во всех случаях оформить сертификат квалифицированной ЭП можно дистанционно, во многих случаях требуется личный визит.
Также необходимо приобрести токен, на котором будут храниться ключи сертификата подписи.
Носители и программы для работы с электронной подписью
Электронная подпись — не просто виртуальный “штамп”, который можно поставить в нужное место на нужном документе одним щелчком компьютерной мыши. Для работы с усиленной ЭП понадобятся дополнительные “инструменты”, прежде всего — носитель для хранения ключей ЭП и специальная программа, чтобы данную подпись создать.
Типы носителей: токен, облако, смартфон
Храниться электронная подпись может на различных носителях:
- USB-токены (специальные устройства, на которые записываются ключи и сертификат ЭП);
- смарт-карта (для работы с ней дополнительно требуется отдельное устройство для считывания);
- облачное хранилище (подходит лишь для неквалифицированной электронной подписи);
- мобильное устройство (в специальном приложении).
Программы для подписания: КриптоПро, ViPNet, КриптоАРМ ГОСТ
Для того, чтобы использовать полученную электронную подпись, потребуется специальная программа. Такие программы называют криптопровайдеры и могут как идти в комплекте с выбранным носителем (например, с токеном), так и устанавливаться отдельно на компьютер.
К таким программам относятся КриптоПро, ViPNet, КриптоАРМ ГОСТ, CryptExpert и другие.
Как проверить подлинность электронной подписи и документа
Чем выше степень защиты электронной подписи, тем более надежно она защищает документ от возможной подделки. Однако это не означает, что всем удостоверенным таким образом файлам необходимо безусловно доверять. Если возникают сомнения в подлинности ЭП или всего документа в целом (например, если данный документ поступил по электронной почте), можно проверить их при помощи одного из онлайн-сервисов (например, на сайте Госуслуг в соответствующем разделе) или специальных плагинов.
Проверка через сайт налоговой: инструкция
Удостовериться в подлинности электронной подписи можно и на официальном портале распределенного реестра ФНС России. Поставив галочку и согласившись тем самым на обработку персональных данных, нужно:
- выбрать необходимый режим проверки (простой автоматически подберет параметры проверки в зависимости от указанной ее цели, расширенный позволяет самостоятельно регулировать параметры);
- выбрать тип проверки (документ со встроенной, присоединенной подписью и так далее)
- загрузить нужный файл и внимательно изучить полученные результаты проверки.
Как определить тип подписи по сертификату
Усиленная электронная подпись сопровождается сертификатом, который подтверждает владение ее ключом и в котором прописаны срок действия ЭП, информация о центре, который ее выдал, и другая информация. Такой сертификат для квалифицированной ЭП могут выдать только в аккредитованном центре.
Если гражданин не уверен в том, какой именно тип подписи перед ним, получить эту информацию можно при помощи специальных программ (например, “КриптоПро CSP”, открыт информацию о сертификате). У квалифицированной ЭП будет стоять соответствующая отметка в поле “Квалифицированный”, будет иметься идентификатор OID 1.2.643.100.1, а также сведения о выдавшем сертификат аккредитованном центре.
Что делать при утере, краже или истечении срока действия ЭП
У каждой электронной подписи есть свой срок действия, по истечении которого подписывать документы владелец конкретного сертификата уже не сможет. В большинстве случаев этот период составляет 12 месяцев для физических лиц или 15 месяцев, если речь идет о квалифицированной подписи, выданной юрлицам. Точный срок для каждой конкретной ЭП указан в ее сертификате.
Если владелец хочет сохранить текущую ЭП и дальше ее использовать в работе, необходимо заранее подать заявление о ее продлении (примерно за 2-3 недели до истечения срока действия).
“Важно понимать, что под продлением имеется в виду получение нового сертификата с прежними данными о владельце”, - отмечает Иван Быков.
Никаких дополнительных документов в данном случае предоставлять не нужно, если не произошло изменений в ранее указанных данных владельца.
Если срок действия сертификата подписи подошел к концу, продлить его уже не получится, а значит, придется получить заново. Это вновь можно сделать в личном кабинете ФНС, в выбранном удостоверяющем центре либо в приложении.
Отзыв и перевыпуск сертификата
Несколько иным будет порядок действий, если носитель, на котором хранятся ключи электронной подписи, был утрачен или украден. В данном случае необходимо в первую очередь уведомить удостоверяющий центр о происшествии, чтобы сертификат ЭП был отозван и, соответственно, мошенники не смогли использовать его в своих целях.
Восстановить действие сертификата подписи в этом случае не получится, придется вновь пройти процедуру получения новой ЭП, собрав все необходимые для этого документы.
5 ошибок при работе с электронной подписью
Так как электронный документооборот набирает все большую популярность, электронные подписи становятся все более востребованными. Однако важно помнить, что при использовании различных видов подписей также существуют свои правила, которые важно соблюдать, дабы избежать ошибок.
Распространенные ошибки физлиц и ИП
- Ошибка №1: пренебрегать правилами безопасности
“Перечень возможных ошибок, на мой взгляд, возглавляет передача флешки или ключей доступа третьим лицам. Ведь они могут воспользоваться этим в своих интересах в ущерб Вашим, например, вывести деньги со счета, подать документы на отчуждение имущества и так далее”, - говорит юрист, член Ассоциации юристов России Олеся Чернокова.
- Ошибка № 2: отсутствие необходимых программ для работы с ЭП
Просто получить сертификат электронной подписи недостаточно. Для корректной работы с ним необходимо подготовить компьютер (например, чтобы тот портал, где владелец намерен использовать подпись, видел сертификат). Для этого нужно установить программу криптозащиты и плагин для браузера.
“Как правило, этот процесс вызывает у пользователя много вопросов, особенно если он сталкивается с этим впервые. Но на самом деле все не так сложно. Чтобы ускорить процесс, следуйте советам по установке ПО на сайте Удостоверяющего центра или обратитесь за помощью в сам УЦ. При наличии у удостоверяющего центра сервиса по автоматической настройке рабочего места, подготовка к подписанию электронных документов не займет много времени: от 5 до 10 минут”, — рассказывает Иван Быков.
- Ошибка №3: не следить за сроком действия сертификата
Есть риск столкнуться с ситуацией, когда необходимо подать отчетность в ИФНС, а срок действия истек, предупреждает Олеся Чернокова
- Ошибка № 4: невнимательное отношение к пин-коду/паролю
“На носитель для хранения ключей электронной подписи может быть установлен пароль. Если используется usb-токен, такой пароль (пин-код) должен быть установлен всегда. Уточняйте его при покупке токена, а в случае изменения — помните его и не храните вместе с токеном”, — говорит Иван Быков.
Сюда же можно отнести и использование слишком очевидного и ненадежного пароля (например, комбинация “12345” или дата вашего рождения, то есть та информация, которую легко найти в общем доступе).
- Ошибка №5: игнорировать проверку документов
Тщательная проверка документов (как бумажных, так и электронных) важна для обеспечения безопасности и защиты интересов как граждан, так и юридических лиц. Важно проверять документы до того, как на них будет поставлена ЭП, а также убедиться в подлинности и надежности поступивших вам уже подписанных документов.
Официальные источники и нормативные акты
Ключевые моменты, касающиеся использования электронных подписей, работы удостоверяющих центров и выдачи сертификатов, прописаны в тексте Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Работу аккредитованных удостоверяющих центров также регулирует Приказ Минцифры РФ от 13 ноября 2020 г. № 584.
Формат электронной подписи утвержден Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 14 сентября 2020 г. № 472.
Требования к составу квалифицированного сертификата утверждены Приказом ФСБ от 27 декабря 2011 г. N 795. А требования к программным и аппаратным средствам электронной подписи прописаны в тексте Приказа ФСБ от 27 декабря 2011 г. № 796.
Где проверить аккредитацию удостоверяющего центра
Перечень аккредитованных удостоверяющих центров, в которые можно обратиться за получением сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи, можно найти на портале Минцифры.